一、凡意在长沙市会展网举办展览会和其它大型活动的主办单位，应提前六个月（国外来华展应提前一年以上）向各展馆中心提出申办报告，内容包括展览会的名称、展出时间、预计规模、展会主要内容、参展国家和地区等，并填写《办展申请书》（附后），同时将主办单位的营业执照副本（复印件）、展览会批文作为申请文件提交展览中心。

二、展览中心收到《办展申请书》后将通知主办单位预付定金以示确认，申请时预付定金标准：每个厅10000元。展览中心在收到定金后将保留主办单位申请的时间段至正式合同签署日。如主办单位未有及时付定金，展览中心在发出通知一周后，有权取消该申请将将时间段另行分配。如主办单位如故未能举办展览会，所付定金不再退还。

三、主办单位接展览中心办展申请确认书后，于办展前6个月以上至展览中心洽谈具体办展安排和展会期间活动，签订《合同书》，同时支付10%的场租费。

四、主办单位须在展览会举办前6个月向展览中心提交办理相关手续，（如工商、消防、公安、海关、商检、保险、卫生防疫等），也可委托展览中心办理相关手续。

五、主办单位须在展览会开幕前15天向展览中心提交展会服务项目要求，内容包括：完整的展场使用计划、贵宾厅会议室的使用计划、标摊搭建计划、特装施工计划、水电气使用计划、展场运输计划。

六、主办单位须在展览会开幕前15天向展览中心提交标摊的中文楣板文字、参展商租用物品计划、车辆管理计划。

七、付款方式：签订协议时，付场租费的10%，进馆前一周内付清场馆费和80%的项目服务费，闭馆后一周内结清尾款。所有款项按展览中心要求付至指定银行帐户，展览中心不收取现金（合同部分）。

八、主办单位应严格遵守《展览中心展厅消防安全规定》、《展览中心现场管理规定》、《展览中心展台施工要求》、《参展商须知》。

九、展览中心拥有标准展位搭建、馆内运输、现场服务的专有权，同时提供特装服务、储运服务、广告服务。