会展知识

从“会虫”看管理漏洞

作者:长沙会展网 | 来源:中国会议 | 日期:2017/10/23 16:37:30

“会虫”是寄生在某些市场调查公司里的“开会的会虫”。为满足调研公司各种各样的需求,他们频繁变换姓名和身份,参加不同的调研会。为赚取礼金,他们说着谎话,胡乱填着问卷。如今,“会虫”概念已泛指到那些无所事事,以参加展览、论坛、研讨会骗取纪念品、混吃喝为乐的人们。

据媒体透露,2005年上海有七千多百多人在从事职业“会虫”和“会头”的工作,北京约五千多人。随着会议产业的快速发展,“会虫”繁殖速度加快,特别是“会虫”概念外延扩大后,不仅人数在增长,而且对会议市场影响更加直接。据会议会司介绍,会议中“会虫”多出没在会议茶歇和会议用餐的时间。往往当会议进行到最后阶段,“会虫”就开始悄悄走出会场,在会议指定餐厅外寻找时机。当用餐人较多、工作人员忙乱时,他们就熟练地混入餐厅,选择较偏僻的角落,不与人交流,吃完就走。

“硕鼠硕鼠,无食我黍!”的经典诗句描述了令人憎恶的偷食老鼠,与“会虫”不劳而获颇有相似之处。在物价上涨的压力下,办会单位花钱精打细算,严格会议活动审批制度,尽量节省会议活动开支,而“会虫”的泛滥,不仅增加了会议成本,还使人们对其质量提出质疑。譬如:曾有这样的办会单位,当和酒店结账时,发现用餐人数超出会议报到人数,调查核对后,才发现是“会虫”偷吃了“会食”,因此,疏忽违反办会财务规定,实则冤也!还有的会议在进行间歇,会场内多数人还未离开座位,场外大厅里已人满为患,吃喝的人群迅速将茶点一扫而空。

屡屡得手后,“会虫”的胆量也与日俱增,他们的胃口已不满足茶歇和餐厅里的美食。在会议报到处、嘉宾席、接待室等处都有他们的身影。《中国生物医学工程学会学术会议回顾》这样描述无奈的心情:一位负责分发资料的工作人员被某就座在主席台上的“贵宾”索要资料和礼品,后来他才发现,这个并不认识的人拿了东西后很快就消失了……。在主会场报到处,工作人员临时放置的礼品和资料不翼而飞,甚至还有假媒体冒充“记者”领取“车马费”。学会一度想要报警的想法最终因不想干扰大会秩序而作罢。

避免“会虫”偷吃“我黍”,一要从简办会,把本不宜规模大、时间长、花钱多的铺张会议减下来;二要多办高质量会议,把会议的品牌化、专业化、国际化搞上去,无论是哪种方法,其核心是加强会议的管理,缩小“会虫”生存空间!

当前,我国会议产业还处在发展的初级阶段,一方面,各地发展会议产业热情高、速度快;另一方面,会议管理法规缺失、运营在“摸索前行”。这两个方面是发展与管理的关系,既相辅相成,又互相制约。从我国温州发生动车追尾事故中不难发现,速度与管理出现失衡。

从技术层面上讲,支撑高速度的基础是资源配置系统,速度越快,配置系统越复杂,疏忽了管理或不能科学管理,资源配置系统就会像脱缰之马,酿成灾祸。会议产业似乎并非高科技,但会议产业堪称整合资源和配置资源的代表,会议的主办、承办、协办、支持单位及酒店等管理与服务衔接复杂,责任分工在交叉中容易出现资源衔接漏洞,造成“会虫”生存空间,“会虫”队伍的壮大,足以反映会议产业其发展速度与资源配置存在管理失衡。上述深刻教训与简明道理,警示会议产业发展中要加强管理,避免“会虫”偷吃“我黍”!